好印象で仕事上手! ビジネスパーソン メール術【神垣あゆみ】 [2011.11.14]

的確な回答を引き出すには? 質問メールに必要なルールとマナー:ビジネスパーソン メール術(14)


好印象で仕事上手! ビジネスパーソン メール術(14)
~メールで質問をする際に気に留めておきたいポイントを紹介~

神垣あゆみ かみがきあゆみ(ライター)

分からないことでも気軽に質問できるのはメールの利点でもありますが、質問にもコツやマナーがあります。自分が知りたいことに的確な回答を得るためにも知っておきたい、メールで質問する際のポイントをご紹介します。  

●質問は件名から始まっている!

「質問」「質問です」「質問があります」は、質問メールによくありがちな件名です。そのほかに「教えてください」「分かりません」という件名も多いです。「助けてください」という件名も目にしたことがあります。

こうした件名は迷惑メールにも多く見られます。せめて、「何について」の質問なのか、「何を尋ねたいのか」「どこが分からないのか」を件名にも記しましょう。

 

× 「質問があります」

× 「教えてください」

 

「○○の表記の仕方について質問があります」

「△△の設定方法についてお尋ねします」

 

質問事項がひと目で分かる件名にしておけば、本文では「標題の件についてですが…」と、具体的な質問内容に踏み込んでいけます。

 

たまに「ご質問です」「ご質問があります」という件名を見かけますが、これは間違い。質問は、自分から相手に、自分の(疑問を解く)ためにする行為です。自らの行為に敬語の「ご」を付けるのは適切ではありません。

 

× 「ご質問です」

「○○について質問がございます」

 

●質問する前に下調べを!

質問される側にとって答えに窮する質問は、下準備ができていない質問です。

 

思い付きで、はっきりした理由や根拠のない、行き当たりばったりの質問

「私は専門家ではないので」「私は素人なので」と、よく調べもしないまま、丸投げしてくる質問

「○○さんはこう言っていたのですが」「テレビで見たのですが」とあいまいな情報をうのみにし、自分できちんと確認していない質問

 

「聞くのはタダ」「専門家に聞くのが早い」とばかりに、主観的な疑問や意見を投げ掛けてくる質問が答える側としては、一番困ります。

「分からない」「知らない」「困った」という状態や感情のまま、相手に助けを求めるのではなく、少なくとも

 

「何が」分からないのか

「どこまで」が分かり、「どこから」分からないのか

「どのように」困っているのか

 

をはっきりさせてから質問することが肝要です。

 

質問の的が絞れていれば、知りたいと思う「核心」に近い回答を得ることができますが、ぼんやりとしてポイントが定まらない質問は、「それなり」の回答しか得られません。

疑問点を具体的に説明できるまで、自分で調べ、確認してから質問する習慣をつけましょう。

 

●質問への回答にお礼を

質問した相手から回答が返ってきた時、お礼のメールを送る人は意外と少ないです。

回答を得た側としては、疑問が解けて納得すれば、それで満足してしまうのでしょうが、回答する側が費やした時間と労力を考えれば、短くてもお礼の気持ちを伝えるのも質問時の基本マナー。

さらに、結果報告があれば、申し分ないでしょう。回答を受けて、その後どうなったかの報告は質問された側も関心を持っているものです。

 

▼文例

「ご回答いただき、ありがとうございます。

おかげさまで、滞っていた業務が改善されました」

 

<ワンポイント>複数の人にメールを送信する時の注意点

社内や部署内で複数の人に向けてメールを送信する際は、メンバー全員が共有すべき情報だけを「CC」で送るようにしましょう。個別に伝えるべきことまで「CC」で送ったり、明らかに関係ない相手にまで「CC」で送信するのは、不要なメールの数を増やすだけです。

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