神垣あゆみ かみがきあゆみ／ライター
あなたのメール、迷惑メールと間違われて、ごみ箱行きになっていませんか？
巧妙な迷惑メールに間違えられず、ひと目で相手に用件が伝わり、後回しにされない“アピール力”のある件名の書き方をマスターしましょう。
「読まれるメール」にするには、本文の内容がダイレクトに分かる「件名」を付けることが重要。単に「打ち合わせについて」と書くより、「何」についての打ち合わせのなのかを一歩踏み込んで書いた件名なら、相手にもメールの内容がひと目で伝わります。特徴付けした件名が「仕事がはかどる件名」です。
例）
× 打ち合わせについて
◎ 5月10日の打ち合わせの決定事項について
●対策1：名前や社名など、固有名詞を入れる
「ご案内」「お疲れさまでした」など、無難な表現ほど、迷惑メールと混同されやすいので注意を。「件名を具体的に書く」習慣をつけましょう。対策としては、社名や製品名、名前などの固有名詞を件名に明記する方法があります。
例）
ジンジュール株式会社 ビジネスセミナーのご案内
初めての相手にメールを送るときには、件名で自分の名を名乗ってしまいます。件名で素性が分かるので、送信した相手に怪しまれずに済みます。
個人別のアドレスがなく、社内で一つのアドレスを共有している会社の場合は、下記の2番目の例のように相手の名前を件名に入れると、特定しやすいです。
例）
はじめまして。ジンジュール株式会社の佐藤と申します
佐藤様 ご送付いただいた資料について
●対策2：日付、時間、通し番号など、数字を入れる
「商品発送のお知らせ」という件名も、発送日を明記すれば、送る側も受け取る側も双方が確認しやすく、行き違いを未然に防ぐことができます。件名に限らず、メール本文や企画書などでも、数字で表すことを意識すると内容がより具体的に伝わり、説得力が増します。相手の記憶にも残りやすいです。
例）
5月10日にご注文の商品発送のお知らせ
本日16時からの打ち合わせについて
資料などを送付する時、「報告書作成用資料」のように同じ件名が続く場合があります。このようなときは、送信するたびに件名に通し番号を入れておくと送信側も受信側も整理や区別がしやすくなり、確実に受け渡しができます。
例）
報告書作成用資料－1
社内報72号用写真データ（2）
●対策3：基本のフォーマットをつくる
［ ］【 】《 》などの記号を使って社名や言葉を強調し、件名の基本フォーマットを決めることで、他のメールと差別化する効果があります。【重要】【至急】というパターンは迷惑メールにも多いので、下記の3番目の例のように件名に具体的な言葉を入れるようにするとよいでしょう。
例）
30代主婦層アンケートの集計結果《ジンジュール総研》
［広報部］社内報24号 寄稿のお願いについて
【重要】メンタルヘルスセミナー参加申込
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神垣あゆみ（かみがきあゆみ）Profile ライター 広島を拠点に官公庁冊子や企業の記念誌、社内報、PR誌の編集・制作に携わる傍ら、メールマガジン「仕事美人のメール作法」を配信。『メールは1分で返しなさい！』（フォレスト出版）など、メールマナー関連の著書多数。 |