神垣あゆみ かみがきあゆみ／ライター
「ポジティブ・ライティング」とは、文字どおり、前向きで肯定的な表現を意味します。メールで同じ内容のことを伝える時も、否定的で後ろ向きな表現より、肯定的な表現の方が相手にやる気を感じさせ、好印象を与えます。
言葉の用い方一つで、ネガティブな内容をポジティブに変えることができます。
相手とのやりとりを円滑にする「ポジティブ・ライティング」のコツをご紹介します。
●注目のポジティブ表現-1：「すみません」より「ありがとう」
依頼や誘いを断る時、つい使ってしまいがちな表現が「すみません」です。申し訳ないという気持ちから「すみません」で文を始めてしまうと、メール全体がネガティブな印象の文面になってしまいます。
断る時には「ありがとうございます」から始めてみてください。文面の印象がガラリと変わります。「ありがとうございます」という感謝の言葉から始まるメールは、たとえ断る場合でもネガティブにならず、好印象を与えます。
「すみません」は謝るとき以外にも便利に使えるフレーズですが、それに頼らず、「ありがとうございます」に言い換えて前向きな表現を心がけましょう。
× すみません。今回は都合で出席できません。
○ ありがとうございます。せっかくお声かけいただきましたのに
あいにく都合で出席がかなわず、残念です。
●注目のポジティブ表現-2：「できない」を「できる」に変える
「できません」という否定表現で文章が終わると、話もそこで止まってしまいます。そこで、「できない」を「できる」にするにはどうすればよいかを考えます。
今日はダメでも、明日ならば大丈夫。今すぐは無理でも、午後からなら対応可能…と、「できない」を「できる」にするための対応策・解決策はあるはず。
「できない」で終わりにせず、「～します」「～できます」という前向きな表現に言い換え、次の行動や対応を示すことで、相手も見通しがつきます。「できる」を提案する前向きな姿勢は、相手からの信頼を得るきっかけになることでしょう。
× 今日の発送は終了したので、もう受け付けできません。
○ 今日の発送は終了しましたが、明日一番の便で発送しますので、
あさって中にお届けが可能です。
●注目のポジティブ表現-3：マイナス面を先に述べて、打ち消す
ポジティブライティングは、良いことばかりを書き立てることではありません。デメリットやマイナス面にもきちんと触れたうえで、メリットやプラス面をアピールすることが重要と考えます。
マイナスと思えることも隠さず伝えることで、相手の信頼は増します。その際の表現のコツは、マイナス面を先に述べ、「しかし」「ですが」と一度打ち消してから、プラス面を述べることです。
プラス面を先に述べてマイナス面を伝えるより、先にマイナス面を伝えてからプラス面を述べる方が「良さ」が強調される効果があります。
× この製品は高精度ですが、他の製品より高額です。
○ この製品は確かに高額ですが、精度の高さでは業界ナンバーワンです。
《ワンポイント》辞書登録活用のススメ
頻繁に使うフレーズはパソコンの辞書登録機能を使って、登録しておくと便利。例えば「ありがとうございます。」を「あ」で登録しておくと、打ち込む手間が省けます。
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神垣あゆみ（かみがきあゆみ）Profile ライター 広島を拠点に官公庁冊子や企業の記念誌、社内報、PR誌の編集・制作に携わる傍ら、メールマガジン「仕事美人のメール作法」を配信。『メールは1分で返しなさい！』（フォレスト出版）など、メールマナー関連の著書多数。 |