～好感度アップのカギを握るのは、ちょっとした言い回しの工夫～
神垣あゆみ かみがきあゆみ／ライター
メールの文章は、用件のみをストレートに書くと素っ気なく、場合によっては冷淡な印象を与えることもあります。言葉遣いにほんの少し配慮するだけで、相手と気持ちよくやり取りができ、あなたの好感度もアップします。
●相手に指示やお願いをする場合
相手にものごとを頼むときに「～してください」という表現は、メール文にすると命令調の強い調子に感じられます。依頼のメールは「～していただけますか？」や「～をお願いできますか？」と相手に問いかける形にすると、表現が婉曲になり、好印象を与えます。
▼依頼をするときの文例
・明日中に対応してください。 → 明日の17時までに対応していただけますか？
・グラフを修正してください。 → グラフの修正をお願いできますか？
上記の最初の文例のように、「17時」と期限を具体的に示すことで、依頼がより確かなものになります。
では、相手からの頼みごとを了承するときは、どのように返答すればよいでしょうか？ 「分かりました」でも通じますが、「承知しました」「承りました」とすれば、より丁寧できちんとした印象を与えることができます。
逆に、了承しない、できないときは「聞いてない」「知りません」ではなく、「承っておりません」と返します。
▼了承する・しないときの文例
・A案に変更の件、分かりました。 → A案に変更の件、承知しました。
・変更とは聞いてません。 → 変更については承っておりません。
●状況や状態を相手に尋ねる場合
相手に確認や打診をしたり、質問したりするときは、「どうですか？」「いいですか？」といった表現は唐突で不躾な感じがするだけでなく、何について知りたいのか意図が曖昧で、尋ねられた方も答えに困ります。相手に誠意と意図が伝わる丁寧な表現を心がけましょう。
▼尋ねるときの文例
・新商品は、どうですか？ → 新商品の売れ行きはいかがですか？
・ちょっと聞きたいんですが。 → 接続方法についてお尋ねします。
相手に尋ねられて返答する場合も、その場しのぎのあやふやな対応ではなく、相手が知りたいことは何かを考えて対応します。
AとB、どちらがよいかを尋ねられているのに、「どっちでもいい」という返答は「どうでもいい」と答えているのと同じ。どちらがいいのかを明らかにして返答を。
「～でいい」という表現も注意が必要です。「どれでもいい」「なんでもいい」という無責任でいい加減な印象を与えます。「で」を「が」に変えてみましょう。たった一文字の違いですが、「～がいい」は「ほかのどれよりも、それが良い」と価値を認め、尊重する表現になります。
▼尋ねられた時の文例
・どっちでもいいんじゃないですか。 → AよりBの方が分かりやすくて良いですね。
・A案でいいんじゃないですか。 → A案が最も完成度が高いです。
《ワンポイント》追伸は刺身のつま！？
メールの本文が「刺身」だとしたら、追伸は「つま」、つまり本文の添え物です。本文に書きそこねたことを追記するのが追伸なので、お礼やお詫びは追伸に書かず、メール本文の冒頭で述べましょう。
 |
神垣あゆみ（かみがきあゆみ）Profile ライター 広島を拠点に官公庁冊子や企業の記念誌、社内報、PR誌の編集・制作に携わる傍ら、メールマガジン「仕事美人のメール作法」を配信。『メールは1分で返しなさい！』（フォレスト出版）など、メールマナー関連の著書多数。 |