好印象で仕事上手! ビジネスパーソン メール術【神垣あゆみ】 [2012.03.29]

全文引用か、部分引用か。引用する際の留意点と返信スタイル:ビジネスパーソン メール術(23・最終回)


好印象で仕事上手! ビジネスパーソン メール術(23)
~返信の際、相手の文をどこまで引用するか、その使い分けの基準とは?~

神垣あゆみ かみがきあゆみ/ライター

メールの返信時に相手のメール文をどこまで引用するべきか…。迷うところです。全文を引用するか、一部の引用に留めるか、全く引用しないか。その長所・短所を知ったうえで、使い分けましょう。

●引用するかどうかは返信速度で判断

テキスト形式のメールの場合、メールソフトのツールバーにある「返信」あるいは「全員に返信」ボタンを押すと、自動的に相手のメール文の行頭に「>」という記号が付きます。これを、インデント記号(引用符号・引用記号)と呼びます。

相手のメールに返信する際、多くの場合、メールソフトの設定が相手のメール文をインデント記号と共に引用する様式になっているので、相手のメール文を含んだ形で、その上に自分のメール文を書いて返信することになります。

ただ、相手のメール文を引用しない設定にしているケースもあり、返信の仕方は人によって異なります。

相手のメール文を引用するかどうかを判断するうえで、一つの目安になるのが、返信速度です。

相手も自分も、ほぼリアルタイムでスピーディーに返信ができる状況であれば、相手のメールの内容が把握できているので、相手のメール文を引用しなくても、特に支障なくやり取りを進めることができます。

一方、返信までに時間がかかる場合は、相手のメール文を「履歴」として残しながら、やり取りを進める方が間違いがありません。相手と何往復もやり取りが続くような場合も、双方のメール文を引用して「履歴」を残しながら進めると、過去のやり取りにさかのぼるときも確認がしやすいです。

●全文引用と部分引用

引用の仕方には「全文引用」と「部分引用」の二通りがあります。

「全文引用」
文字通り、相手のメール文を全て引用し、やり取りの全過程を残すスタイル。

<長所>
やり取りの「履歴」を残すことができる

<短所>
やり取りが長引くほど引用文も増え、メールが長くなる

<こんなときに最適>
・時間が経過してから、メールの返信をする場合
・確認のため、やり取りの経過が分かった方が良い場合
・メールの最初の用件に追加事項や関連事項を伝える場合

「部分引用」
やり取りに必要な部分だけをピンポイントで抽出し、それに対する意見や対応を述べるスタイルです。

<長所>
やり取りの核心部分が分かりやすく、全文引用よりメールが短くて済む

<短所>
やり取りが長引いてくると、途中経過が分からなくなる

<こんなときに最適>
・あまり時間をおかず返信をする場合
・1~2往復程度のやり取りで済む場合

※引用は相手のメール文を添削しているような印象を与え、好ましくないとして、相手のメール文を引用しない返信スタイルもあります。

※ポイントになる部分のみ「部分引用」でコメントし、最後に確認用に相手のメール文を「全文引用」して返信する「部分引用+全文引用」の折衷スタイルもあります。

■元の文

会報用の原稿のテーマは
このたびの新商品の開発秘話ということで
よろしいですか?

原稿をお送りするにあたり
ご指定の形式があれば、お知らせください。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

▼全文引用の返信例

「新商品の開発秘話」というテーマでお願いします。
原稿はテキスト形式でお送りください。

> 会報用の原稿のテーマは
> このたびの新商品の開発秘話ということで
> よろしいですか?
>
> 原稿をお送りするにあたり
> ご指定の形式があれば、お知らせください。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・


▼部分引用の返信例

テーマの件、問題ありません。

> ご指定の形式があれば、お知らせください。

テキスト形式でお願いします。

<ワンポイント>携帯メールとの使い分け
社外にいることの多い相手とは携帯電話からパソコンへ(あるいはその逆)メールのやり取りを行うことも多くあります。携帯メールでは文字数が短くなりがちなので、メールの冒頭に「携帯から失礼します」「携帯からメール送信します」のひと言を添えておきましょう。

神垣あゆみ(かみがきあゆみ)Profile
ライター
広島を拠点に官公庁冊子や企業の記念誌、社内報、PR誌の編集・制作に携わる傍ら、メールマガジン「仕事美人のメール作法」を配信。『メールは1分で返しなさい!』(フォレスト出版)など、メールマナー関連の著書多数。



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