好印象で仕事上手! ビジネスパーソン メール術【神垣あゆみ】 [2012.02.13]

気配りワードを使って、誰からも好かれるメール対応を!:ビジネスパーソン メール術(20)


好印象で仕事上手! ビジネスパーソン メール術(20)
~好感度アップのカギを握るのは、ちょっとした言い回しの工夫~

神垣あゆみ かみがきあゆみ/ライター

メールの文章は、用件のみをストレートに書くと素っ気なく、場合によっては冷淡な印象を与えることもあります。言葉遣いにほんの少し配慮するだけで、相手と気持ちよくやり取りができ、あなたの好感度もアップします。

●相手に指示やお願いをする場合

相手にものごとを頼むときに「~してください」という表現は、メール文にすると命令調の強い調子に感じられます。依頼のメールは「~していただけますか?」や「~をお願いできますか?」と相手に問いかける形にすると、表現が婉曲になり、好印象を与えます。

▼依頼をするときの文例
・明日中に対応してください。 → 明日の17時までに対応していただけますか?
・グラフを修正してください。  → グラフの修正をお願いできますか?

上記の最初の文例のように、「17時」と期限を具体的に示すことで、依頼がより確かなものになります。

では、相手からの頼みごとを了承するときは、どのように返答すればよいでしょうか? 「分かりました」でも通じますが、「承知しました」「承りました」とすれば、より丁寧できちんとした印象を与えることができます。

逆に、了承しない、できないときは「聞いてない」「知りません」ではなく、「承っておりません」と返します。

▼了承する・しないときの文例
・A案に変更の件、分かりました。 → A案に変更の件、承知しました。
・変更とは聞いてません。 → 変更については承っておりません。

●状況や状態を相手に尋ねる場合

相手に確認や打診をしたり、質問したりするときは、「どうですか?」「いいですか?」といった表現は唐突で不躾な感じがするだけでなく、何について知りたいのか意図が曖昧で、尋ねられた方も答えに困ります。相手に誠意と意図が伝わる丁寧な表現を心がけましょう。

▼尋ねるときの文例
・新商品は、どうですか? → 新商品の売れ行きはいかがですか?
ちょっと聞きたいんですが。  → 接続方法についてお尋ねします。

相手に尋ねられて返答する場合も、その場しのぎのあやふやな対応ではなく、相手が知りたいことは何かを考えて対応します。

AとB、どちらがよいかを尋ねられているのに、「どっちでもいい」という返答は「どうでもいい」と答えているのと同じ。どちらがいいのかを明らかにして返答を。

「~でいい」という表現も注意が必要です。「どれでもいい」「なんでもいい」という無責任でいい加減な印象を与えます。「で」を「が」に変えてみましょう。たった一文字の違いですが、「~がいい」は「ほかのどれよりも、それが良い」と価値を認め、尊重する表現になります。

▼尋ねられた時の文例
どっちでもいいんじゃないですか。→ AよりBの方が分かりやすくて良いですね。
・A案でいいんじゃないですか。   → A案最も完成度が高いです。

<ワンポイント>追伸は刺身のつま!?
メールの本文が「刺身」だとしたら、追伸は「つま」、つまり本文の添え物です。本文に書きそこねたことを追記するのが追伸なので、お礼やお詫びは追伸に書かず、メール本文の冒頭で述べましょう。

神垣あゆみ(かみがきあゆみ)Profile
ライター
広島を拠点に官公庁冊子や企業の記念誌、社内報、PR誌の編集・制作に携わる傍ら、メールマガジン「仕事美人のメール作法」を配信。『メールは1分で返しなさい!』(フォレスト出版)など、メールマナー関連の著書多数。



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