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現役ヘッドハンターが指南する“デキる社員”はここが違う 【佐藤文男】 [2011.02.02]

“デキる社員”はここが違うケース・スタディ(3)-業務が集中して許容量を超えそうになった場合-


現役ヘッドハンターが指南する“デキる社員”はここが違う(9)
佐藤文男 さとうふみお
佐藤人材・サーチ株式会社 代表取締役

さて、今回の”デキる社員”のケース・スタディは業務が集中して許容量を超えそう(オーバーキャパ)になった場合にいかに対処するかに関して考察していきましょう。実は“デキる社員”には仕事が多く集まってくるものであり、絶えずオーバーキャパ状態になる可能性が高いのです。そのオーバーキャパ状態をあたふたせずにさりげなく乗り越えているのが“デキる社員”の裏返しであるとも言えましょう。

読者の中に仕事を抱え込まずに、周囲に振って自分の負担を軽減させることがオーバーキャパ対策の要諦と考えておられる方がいるとしたらそれはそれで問題です。やはり“デキる社員”は周囲に仕事を振りながらも自分もオーバーキャパになる限界まで仕事を抱えこなしていることで実力が養われていくわけです。筋力トレーニングを例えに考えれば、ある程度常に自分自身の筋肉(頭脳)に負荷をかけながら仕事をこなしていかないと自分自身の成長はないものと考えましょう。

「Dさんは、さる金融機関に勤務する30代前半の中堅社員であり、管理職の一歩前にいます。
部下のフォローをしながらも、自分に課せられた売り上げを上げていく必要があり日々朝から夜は終電近くまで仕事をこなし、週末も最低土曜日はフルに会社に出て仕事をこなす状態で家族と会話をする暇がないくらい多忙な日々を過ごしています。
最近、仕事に追われるあまり、抱えている仕事量に対して仕事を捌ききれない自分に自信を失くしかけていて朝起きると会社に行く元気も喪失してしまっている状態にあるとのこと。
そのDさんの打開策とは?」

Dさんは、“仕事に追われる”状態になっていますが、まずは“仕事を追いかける”状態にスタンスを変えることが急務であると考えます。仕事が次々とおりてきて対応に苦しむ状態ではなく、むしろ仕事を先取りして納期よりも早く仕事を仕上げる体制に持っていくべきでしょう。まずは、このスタンスを変えて「仕事を追いかける」体制にすることがDさんの打開策になります。

さて、その「仕事を追いかける体制」つくりのために以下の点が重要になります。すなわち

(1)スケジューリング(仕事を処理する時間管理)
(2)周囲(チームおよび関連部署)との連携
(3)上司への報告

の3点を徹底改善することにより仕事をこなす状態から仕事を次々とこなして追いかける方向に動くことで、納期より早目に仕事を完了できるようになるでしょう。

(1)スケジューリング(仕事を処理する時間管理)

現在抱えている仕事をすべて書き出してみて優先順位および納期の2点から、仕事を処理する予定をスケジューリングしましょう。

スケジューリングは自分なりの方法で構いません。現在使用している手帳やダイアリーあるいはパソコンを使用して優先順位の高いものから仕事をこなす(追いかける)スケジュールを組んでいきましょう。現在抱えている仕事のみならず、これから降ってきそうな仕事や定例的にこなす仕事を組み入れて“自分が抱えている仕事およびこれから抱えると想定される仕事”全体を一覧できるようにします。

自分が抱えている仕事全体かつ各仕事の納期を把握するだけで、まずは精神的なゆとりが多少なりとも生まれます。これが第一歩ですが、その後もスケジューリングは常に柔軟に変えながら優先順位の高い仕事を次々とこなしていくことで仕事を追いかける習慣が徐々に身に付けいてくることでしょう。

その際、自分一人で取り組める仕事と周囲との連携で進める仕事を明確に分けて、自分一人で取り組める仕事については例えば平日の早朝に集中させるようにして、通常の昼間の時間を周囲との連携に時間配分するように工夫していけば、Dさんも週末である土曜日になるべく出勤しないよう時間管理ができるようになることと思われます。

(2)周囲(チームおよび関連部署)との連携

チーム(課)の同僚のみならず上司、さらには関連部署とのチームワークがよりスピーディかつ効率的に仕事をこなすレベルアップへとつながります。

自分でこなす仕事のみならず上司や部下との連携で仕事をこなす場合には、納期より前もって仕事を完了させるために周囲の力をいかにうまく引き出すかが組織の中で仕事を効率的にこなすための重要なポイントです。同僚や部下に単に仕事を振るだけではなく、仕事をいかにこなしてくれかという視点から各人の能力(技量)を見極めながら仕事を進めていく必要があります。また、関連部署との連携によりスムーズに仕事をこなしていくために、各関連部署のキーパーソンとの人間関係(社内人脈)を構築しておくことも効率よく仕事を進めるために欠かせません。

すなわち自分一人でこなす仕事は別として、上司も含め自分以外の方との連携でこなす仕事に関しては“一緒に仕事を担当してもらう方の技量(実務能力)の的確な把握および人間関係”がモノを言います。組織の中で一人で仕事を抱え込んでしまい悩む方は、実はこの点が弱いことが多いのです。単に周囲に仕事を振るだけでなくチームワークで仕事をこなしていくためには一緒に仕事をするチームメイトの技量を見極めながら納期よりも前に仕事を完了させる習慣を身に付けることが重要です。

(3)上司への報告

上司への報告は定期的に自ら行いましょう。報告をまめにすることにより自分が抱えている仕事の内容および質を把握してもらうように努めましょう。

“デキる社員”は常に自分の仕事の内容および量(ボリューム)を上司に報告しておくことによりオーバーキャパになりそうな際には正直に状況を話して上司から周囲に仕事を振ってもらうことに努めます。それでも自分が担当せざるを得ない場合は納期によって調整を計るように努めています。

上記の3点をうまく操縦しながら“デキる社員”はオーバーキャパすれすれの状態まで仕事をこなしながら、時間管理によってオンとオフを使い分け家族サービスやプライベートとして遊ぶ時間もうまくねん出しています。“デキる社員”はオーバーキャパ限界まで仕事をこなして自分を磨きながら気分を切り替えるべく徹底的に遊ぶ時間を有効活用しているわけです。


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