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現役ヘッドハンターが指南する“デキる社員”はここが違う 【佐藤文男】 [2011.01.19]

“デキる社員”はここが違うケース・スタディ(2)-会議の議論が紛糾した場合-


現役ヘッドハンターが指南する“デキる社員”はここが違う(8)
佐藤文男 さとうふみお
佐藤人材・サーチ株式会社 代表取締役

さて、今回はケース・スタディとして会議が紛糾した場合に”デキる社員”がいかに対処すべきかに関して考察していきましょう。

私も個人的には長時間の会議は決して好きではありません。かつて大企業に在籍していた際には朝から夕方まで社内会議に時間をとられてしまい、特に会議が紛糾すると予定よりも会議の時間が延びてしまったことが今では懐かしく思い出されます。現在のトレンドを考えれば会議は短時間(長くて1時間以内)に集中して終了すべきですし、リード役である司会が結論を意識しながら進行することで会議の終わりには結論が導き出されているべきです。もちろん意見やアイデアを練る会議であればブレーンストーミングとして別の会議体として設定されるべきでしょう。

今回のケースでは、紛糾しやすいさまざまな部署が集まって実施する全体会議を例にして、その対処法に関して考えていきましょう。

「Cさんは、消費財メーカーに勤務する30代前半の営業マンですが、今日は製造部門、設計部門、研究開発部門、購買部門、営業部門、マーケティング部門の各代表者が集まって新商品の製造から販売に至る全体スケジュールを決定する重要な全体会議があります。Cさんは全体会議がある日の朝は胃がシクシクと痛むのですが、全体会議になるといつも紛糾して長時間になってしまうので、その日のスケジュールには全体会議以外は入れないようにしています。こういう日に限ってクレームが起きてクライアント(顧客)からの電話で会議中に携帯電話が鳴ることが少なくありません。

 

さて、全体会議の司会進行を任されているCさんは、いつもどおり全体会議をスタートさせたが提案したスケジュールで、いつものように生産工場をコントロールする製造部門から製造納期が短いとのクレームが出て会議は早くも頓挫してしまいました。製造部門の主張に購買部門やマーケティング部門の代表者からは販売予定日を変えることはできないとの主張が出されて会議は結局紛糾する状況に陥ってしまいました。

Cさんがもしも“デキる社員”であるならばどういう対処をとるべきでしょうか?」

まずは、Cさんに全体会議が紛糾する予測があったのであれば事前に各部門と掛け合って会議の内容や方向性を事前に調整していたかどうかが問われるべきでしょう。事前調整すなわち“根回し”ですが、自分が会議をリードする司会の立場にあれば前もって会議の方向性を予測しておくべきであったでしょう。もしも製造部門から製造納期に関して反対意見が出されるリスクを読んでいれば、事前に製造部門が妥協できる製造納期を把握したうえで各部門に納得してもらえるスケジュールを何とか調整して会議に臨んだとしたならば紛糾は避けられた可能性が高いわけです。

要は、会議の紛糾を防ぐためには会議で得られる結論をある程度イメージして、そのイメージに対してどう会議を進めるかの流れを事前に踏まえておくべきです。会議の紛糾は実はこの予測をベースにして事前調整すなわち“根回し”を実施しておくことで、かなり回避できるものなのです。

それでは、Cさんが事前に各部門と調整(根回し)をしたにもかかわらず、会議が紛糾した場合には、どう対処すべきでしょうか?

こうした場合には、司会であるCさんは発言が出尽くすまで発言を真摯に受け止める必要があります。十分に事前調整の準備をしたうえで会議が衝突した場合には、その流れを無理して止めようとするのは逆効果といえるでしょう。

“デキる社員”であれば、発言したい参加者には思うように発言をさせることが肝要であって、発言が出尽くす状況を待ってから会議の流れを自分が元々想定していた結論に何とか引き戻していくアプローチがポイントになります。出てきた発言を集約しつつも、あるべき結論に徐々に近づけていくことが司会としての責任であるわけです。

会議が紛糾した場合に、さまざまな意見を集約するために今の時代パソコン上でも結構ですが、例えば、ホワイトボードに出された意見を書き出してみて発言すべてを受け止めている姿勢を示すことも重要な点です。ここで司会がしっかりしていないと結論がはっきりせずに次回の会議にほとんど持ち越しという流れになってしまいますので、“デキる社員”であるCさんであれば、会議の最後に結論を出して、もしも次回の会議までに持ち越しの課題が残れば、その課題をいつまでに解決するかの期限を設定して会議を締めくくるべきでしょう。

要は、重要な会議の紛糾を防ぐためには、事前の調整(根回し)がまずは大切であり、事前の調整具合によって会議も通常は順調に進行するものです。今回のケースのような全体会議こそ事前の調整に汗を流す訓練をしていけば会議をスムーズに終わらせることが可能になります。しかしながら予測不可能な意見によってもしも会議が紛糾してしまった場合には、意見が出尽くすまで冷静に対処しながら、結論(落とし所)にいかに誘導していくかが司会の腕の見せ所であり、すなわち“デキる社員”としてのCさんの役割となるわけです。


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