好印象で仕事上手! ビジネスパーソン メール術【神垣あゆみ】 [2011.11.28]

慌てず騒がず! 間違えてメールを送ってしまったときの対処法:ビジネスパーソン メール術(15)


好印象で仕事上手! ビジネスパーソン メール術(15)
~送信ミスをしてしまったときは、速やかにお詫びのメールを~

神垣あゆみ かみがきあゆみ/ライター

一度送ってしまったメールは元に戻すことはできません。送信ミスをしてしまったら、速やかに相手にお詫びの連絡をしましょう。併せて、誤送信してしまったメールの削除をお願いします。  

●ポイント-1:速やかにお詫びを

「間違えてメールを送ってしまった」と気づいた時点で、すぐにその旨を相手に知らせ、お詫びの言葉を伝えます。

▼文例-1
先ほど、下記のメールを
○○様のアドレスに誤って送信してしまいました。
紛らわしいことをしてしまい、申し訳ございません。

BccとCcを取り違えて送信した場合、Ccで送ったメールは、送信先に送信対象者全員のアドレスが公開されてしまいます。当事者にとっては極めて迷惑なことなので、送信するときは細心の注意を。ミスに気づいた時点で、すぐにお詫びの連絡をしましょう。

▼文例-2
本来、Bccにてお送りすべきところを
誤ってCcで送信してしまいました。
大変ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

●ポイント-2:誤送信したメールの時間と件名を知らせる

相手に誤送信してしまったメールが判別しやすいように、「送信日時」「差出人名」「件名」を明記して知らせましょう。

「先ほど送信したメール」「さっき送ったメール」という表現では、どのメールか判別できないので、下記のように送信日時などの具体的な情報を相手に伝えることが重要です。

▼文例-1
下記のメールを、先ほど誤って送信してしまいましたこと
お詫び申しあげます。

送信日時:20XX/12/05 12:34
差出人:佐藤太郎 ○○株式会社

件名:△△納品の件

次の文例のように、文中に「送信した時間」と「件名」を明記する方法もあります。

▼文例-2
昨日、12月XX日(月)12時34に送信しました
件名「△△納品の件」のメールは誤って送信したものです。
混乱を招くようなことをしてしまい、申し訳ございません。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

●ポイント-3:誤送信したメールの削除をお願いする

誤送信したメールが残っていると混乱の元になるので、相手には至急、削除をお願いします。

このとき、自分のミスで相手の手を煩わせるので、「お手数ですが」の気遣いのひと言を忘れずに添えましょう。

▼文例-1
お手数ですが、誤って送ってしまったメールの削除をお願いします。

「お手数ですが」に代わる言葉として「恐れ入りますが」があります。削除のお願いの前に添えることで、恐縮している気持ちを伝えることができます。

▼文例-2
恐れ入りますが、至急削除をお願いいたします。

<ワンポイント>メール送信後、後悔しないために

一度、送ってしまったメールを取り戻すことはできません。文面を書き終えて、すぐに送信ボタンを押すのではなく、送信前に今一度、メールの「宛先」を確認しましょう。

神垣あゆみ(かみがきあゆみ)Profile
ライター
広島を拠点に官公庁冊子や企業の記念誌、社内報、PR誌の編集・制作に携わる傍ら、メールマガジン「仕事美人のメール作法」を配信。『メールは1分で返しなさい!』(フォレスト出版)など、メールマナー関連の著書多数。



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