好印象で仕事上手! ビジネスパーソン メール術【神垣あゆみ】 [2011.06.27]

未払い、未納を防ぐ! だれも不愉快にさせない催促メールのコツ:ビジネスパーソン メール術(6)


 
好印象で仕事上手! ビジネスパーソン メール術(6)
神垣あゆみ
 かみがきあゆみ/ライター

返却、支払い、納品などの催促は、感情が先立つとトラブルを招きかねません。期日が過ぎているからと相手を責めてかかるのではなく、まずは状況確認を。相手の立場を尊重し、冷静に事実を確かめていくことが肝心です。

 

貸し出したものが返ってこない。納品や入金が遅れている。そんなとき、相手も自分も不愉快にならずに済む、メールで催促する方法をご紹介しましょう。

●ポイント1:まずは、相手の状況確認から

貸し出し品の返却や納品の催促をする場合、まずは現在の状況を相手に確認することから始めます。

「返却はまだ?」「早く納品して!」という感情が先立つと、一方的に相手を責めてしまいがちです。でも、ここは落ち着いて冷静に! 貸し出したものについては使用が済んでいるかどうか、期日までの提出を依頼しているものは現在の作業状況はどうか、をまず確認することから始めましょう。

相手が返却や提出期日を忘れている場合も、状況確認することで気づかせるきっかけにもなります。

例)貸し出し品の返却を求める場合

6月24日にお貸ししておりましたデモ機ですが、使用はお済みでしょうか?

 

例)依頼した業務を催促する場合

先週、お願いしていた講習会用資料の作成状況はいかがでしょうか?

 

期日を過ぎても連絡や入金がないという場合の督促メールも「一体どうなっているの!?」という感情は抑え、冷静に事実を確認することです。

責め口調の攻撃的なメールは、もし、行き違いや手違いが後で分かった時にお互いが気まずい思いをすることになります。相手が悪いと一方的に決めつけず、相手の事情や行き違いの可能性にも配慮したやりとりを心掛けましょう。

× まだ入金がありません。どうなっていますか?

7月1日の時点で、ご入金いただいていないようです。恐れ入りますが、今一度、ご確認をお願いいたします。

 

●ポイント2:返却や提出が必要な理由を述べる

返してほしいことを催促する場合は、必要になった理由を伝え、返却を相手に促します。

「社内で必要となり」「他社から貸し出しの要請があり」と理由を述べ、いつまでに必要なのか、返却期日を示しておくと返却率もアップします。

このとき、単に「返してください」ではなく、「恐れ入りますが」「お手数ですが」など、緩衝材になる言葉を添えると表現がソフトになります。

文を結ぶときも「~をお願いいたします」「~いただけますか」とすれば、丁寧で気遣いの感じられる文になります。

例)デモ機の貸し出し期間は10日までとなっております。恐れ入りますが、7月4日までにご返却をお願いいたします。

例)講習のリハーサルに必要なため、本日15時までに提出いただけますか。

 

<ワンポイント>相手からの返信を促すコツ

返信を求める際のNGワードが「お暇な時にでも」「お手隙の際に」「急ぎませんので」です。相手からの返信を確実にするには「ご返信をお待ちしております」ときちんと伝えることがポイントです。「○月○日までにご返信をお願いいたします」と期日を指定すれば、さらに返信の確率は上がります。

神垣あゆみ(かみがきあゆみ)Profile
ライター
広島を拠点に官公庁冊子や企業の記念誌、社内報、PR誌の編集・制作に携わる傍ら、メールマガジン「仕事美人のメール作法」を配信。『メールは1分で返しなさい!』(フォレスト出版)など、メールマナー関連の著書多数。



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