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採用支援業界の現状と活用のポイント [2012.03.01]

採用支援業界活用の留意点


 大きなメリットが期待できる採用支援サービスも、その活用の仕方を間違えると十分なパフォーマンスを得られなくなる。では、実際に採用支援サービスを利用する場合には、どのような点に気を付ければよいのだろうか。

①目的を明確にする
 採用支援サービスの導入に関しては、活用目的を明確にしてから契約などの交渉に臨むことをお勧めする。例えば、採用支援会社の専門性を活かして母集団形成のコンサルティングを受ける場合には、採用支援会社のサービスを何で評価するのか、その料金システムを含めて契約時にきちんと詰めておくべきである。仮に、“採用人数”という成果で評価するのであれば、どのような応募者をいつまでに何名採用することを目標(契約)とするのか。あるいは“業務の品質向上”を目的とするのであれば、学生のアンケート結果や応募者数などで評価すべきだろう。また、時間をかけて、段階的に採用支援会社の活用を進めていく場合、プロジェクトごとの達成(管理)目標を決め、双方が共有しておくと途中の修正も行いやすくなる。
 このように活用目的を明確にしておかないと、担当スタッフの人柄やがんばり以外に採用支援会社の成果を正しく評価できないため、採用戦略そのものを評価できず、場合によっては今後の方向性を決められないという事態を招きかねない。
 他社が始めたからとか、スタッフの異動や退職を契機に安易に利用するのではなく、何のための採用支援サービスの導入であり、それをどう評価し、自社の採用戦略達成に最適な方法なのかどうかを十分に検討することが必要である。

②役割(責任)分担と報告・承認プロセスを明確にする
 目的の明確化・共有化(可能であれば評価基準も)ができた後は、お互いの基本的な役割分担を明確にする。“採用支援会社を活用する”ということは、「仕事の一部を外部化する」ことなので、「どの業務を自社で行い、どの部分を外部化するのか」という点を契約段階で図式化し、両社がしっかり理解しておくことが大変重要である。
 実際にサービスの運用を始めると、導入当初は予想できない問題が起こりがちである。トラブルが起きた場合、双方の基本的な責任範囲が明確であれば、その失敗を活かして改善が重ねられるが、曖あい昧まいなままだとギクシャクした関係になりかねない。また、どういう場合に報告や承認を求めるのかも大切なプロセスであり、これを逸脱したオペレーションを行うと、どこかで大きな問題が発生する危険性が高い。実際の業務は応募者や競合他社の動きを始めとした市場の影響を受けやすく、たいへん流動的だ。ある程度担当者に任せられることが分かると、多忙を理由にお互いにコミュニケーションを取らなくなりがちだが、プロジェクトの初期段階では報告の頻度を「週に1回」などと決めておいて、確実なコミュニケーションの場を設定していただきたい。

③業務整理にこだわらない
 採用支援会社には、「急に担当者が辞めてしまったので、人を常駐で派遣してほしい」という問い合わせが多く寄せられる。採用支援会社のスタッフを退職者の当面の補充として、“採用業務経験のある派遣社員”として利用したいというニーズであるが、企業側がその費用を「派遣社員の人件費」で考えている反面、採用支援会社は「管理の不要な専門性の高いサービスそのものを提供している」ととらえているため、多くの場合、予算的に合わないという結論に至ってしまう。
 こうした考え方のズレの根本には、「採用支援会社を活用するためには業務がきちんと整理されていなければ無理で、それまでは派遣社員のような常駐形式でなければ安心して仕事を任せられない」という誤った認識にある。実際には、業務整理も含めて採用支援会社に任せたほうがよいケースが多く見受けられる。どの企業も例外なく忙しく、十分なスタッフがいる大企業を除けば、採用支援会社の導入のために自らが業務整理を本格的に行うことは現実的に難しいからである。また、採用支援会社は事業として業務を行っているので、少しでも効率的に行おうとする力が働き、その経験・専門性も手伝って、プロジェクトを通じて自然と改善されることも多いというのが実情である。

樋口 弘和(ひぐち ひろかず)
株式会社トライアンフ 代表取締役
1958年、東京生まれ。1982年早稲田大学商学部卒業後、日本ヒューレット・パッカード株式会社に入社。
以後20年近くにわたり、採用、教育、給与システムなどの人事部門に勤務し、コンピュータ事業部の人事部門を統括。米国本社でキャリア採用の現場やダイバーシティやワークライフバランスといった 最先端の人事を学ぶ機会に恵まれる。
1998年に人事・採用のアウトソーシングとコンサルティングを手掛ける株式会社トライアンフを設立。自ら 中小企業の経営者として採用、定着、育成に関して実践を重ねながら、その合間を縫って年間約80本の講演、取材、執筆活動に東奔西走の日々を送る。著書に『新入社員はなぜ「期待はずれ」なのか』(光文社新書)、『社長の人事でつぶれる会社、伸びる会社』(幻冬舎)など。自らのブログやメルマガ「トライアンフの種」でも、その実践体験から得られる経営視点で捉える人事の有益情報を発信している。
http://www.triumph98.com/


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